Praca zdalna – zasady wprowadzenia

Praca zdalna – zasady wprowadzenia – Niniejszy artykuł rozpoczyna cykl publikacji, które przybliżą formę pracy zdalnej. Pierwszy artykuł dotyczy formy prawnej wprowadzenia do źródeł prawa zakładowego pracy zdalnej. Następny będzie dotyczył treści zawartego porozumienia oraz obowiązków pracodawcy. Ostatnia część niniejszego cyklu wskażę na formy wykonywania pracy zdalnej.

Obowiązki zakładowej organizacji związkowej

Praca zdalna została wprowadzona do porządku prawnego w dniu 8 marca 2022 r. ustawą z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem
i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych¹. Wraz
z wejściem w życie tych przepisów ustawodawca wprowadził nową definicję pracy zdalnej, która odnosiła się do możliwości wydania polecenia pracownikowi, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie, poza miejscem stałego wykonywania pracy. Definicja pracy zdalnej była formą samodzielnej decyzji pracodawcy – bez potrzeby przeprowadzenia jakichkolwiek konsultacji z działającymi na terenie pracodawcy organizacjami związkowymi.

W późniejszym okresie pojawiły się wprawdzie stanowiska (m.in. w sprawie refundacji kosztów wykonywania pracy zdalnej przez pracownika) o możliwości zawierania porozumień, regulaminów wykonywania pracy zdalnej. Podstawą prawną, według autora, co do możliwości zawarcia takich porozumień mógł być nie tylko art. 7 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j.
z 2022 r., poz. 854 – zwana dalej ustawą o z.z.) – reprezentowanie praw i interesów zbiorowych pracowników – ale również art. 9 § 1 k.p. – porozumień, regulaminów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy.

Jednak powyższe wątpliwości już są za nami. Z dniem 21 lutego 2023 r. weszła w życie ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023, poz. 240). Wymieniona ustawa dodała poprzez art. 1 pkt 2 lit. b rozdział II c pn. „Praca zdalna.” Na wstępie należy zaznaczyć, że przepisy dotyczące pracy zdalnej wejdą w życie, zgodnie z art. 21, po upływie dwóch miesięcy od dnia ogłoszenia (data wejścia w życie – w dniu 7 kwietnia 2023 r.). 

Zgodnie z definicją pracy zdalnej „praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo
w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.” Wymieniona definicja daje możliwość wykonywania pracy zdalnej (całkowicie lub częściowo) zarówno w miejscu uzgodnionym przez pracownika i pracodawcę, a także w miejscu wskazanym przez pracownika, ale za wiedzą pracodawcy.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

W myśl art. 67²⁰  § 1 kodeksu pracy zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. W pierwszej kolejności – jak się wydaję – ustawodawca wskazuje na zawieranie porozumienia. W związku z tym należy zadać pytanie, czy zawarcie porozumienia w sprawie wykonywania pracy zdalnej jest źródłem prawa pracy.

Zgodnie z art. 9 § 1 kodeksu pracy „ilekroć w Kodeksie pracy jest mowa o prawie pracy, rozumie się przez to przepisy Kodeksu pracy oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych, określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, a także postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy.” Prawem pracy w rozumieniu powyższego artykułu są m.in. przepisy zawarte
w ustawach określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, a także przepisy wykonawcze do tych ustaw, zawarte w rozporządzeniach wydanych na podstawie szczegółowego upoważnienia udzielonego w ustawie i w celu jej wykonania m.in. Radzie Ministrów, Prezesowi Rady Ministrów
i ministrom². Niewątpliwie wymienione porozumienie jest źródłem prawa pracy, które rodzi prawa
i obowiązki dla stron stosunku pracy.

Samo zawarcie porozumienia następuje ze wszystkimi organizacjami związkowymi działającymi na terenie pracodawcy. Jednak w sytuacji spornej do głosu decydującego wchodzą te organizacje związkowe, które noszą przymiot organizacji reprezentatywnych w rozumieniu art. 25³ ust. 1 i 2 ustawy
o z.z., z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy³. Samo porozumienie powinno być uzgodnione ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi na terenie pracodawcy w terminie 30 dniowym. W przypadku braku możliwości zawarcia porozumienia w wymienionym terminie, pracodawca określa samodzielnie zasady wykonywania pracy zdalnej uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku prac nad porozumieniem.⁴

Oczywistym jest, że warunki określające wykonywanie pracy zdalnej mogą też być wskazane
w regulaminie pracy. Jednak przy uzgadnianiu zmiany do regulaminu pracy pracodawcy powinni pamiętać o normie określonej w art. 104² § 2 k.p. Wprowadzenie zapisów dotyczących zasad wykonywania pracy zdalnej leży w interesie pracodawcy, gdyż daje mu podstawę egzekwowania określonych w nim obowiązków, które są wyrazem ustalenia procesu pracy.⁵ Zgodnie z treścią art. 104² § 2 k.p. „w razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca.”

Powyższy przepis statuuje niezwykle istotną z formalnego punktu widzenia kwestię uzgadniania treści regulaminu pracy. Nieprzeprowadzenie lub przeprowadzenie owej procedury wadliwie skutkuje tym, że taki regulamin pracy wydany przez pracodawcę nie ma mocy wiążącej. Najwięcej trudności interpretacyjnych budzi stan, gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, a to dlatego, że procedura uzgadniania wynika z przepisów ustawy o związkach zawodowych, a nie z przepisów kodeksu pracy.

Jeśli u pracodawcy działa kilka organizacji związkowych to pracodawca powinien uzgodnić treść ze wspólną reprezentacją związków zawodowych (patrz: art. 30 ust. 5 i 6 ustawy o z.z.). Innymi słowy wyrażenie zgody bądź jej brak we wspólnym stanowisku powinien dotyczyć wyłącznie stanowiska odnoszącego się do ,,terminu końcowego prowadzenia uzgodnień”, a nie terminu uzgodnienia treści.

W tym miejscu warto przytoczyć stanowisko Sądu Najwyższego, podjęte w wyroku z dnia 21 marca 2001 r. – I PKN 320/00. Na kanwie tego orzeczenia należy przyjąć, że „przepis art. 30 ust. 6 ustawy
o związkach zawodowych posługuje się ogólną formułą „sprawa ustalenia regulaminu pracy”,
a to oznacza, że zawartą w nim zasadę należy odnosić nie tylko do reguły z art. 104² § 1 k.p., ale także z art. 104² § 2 k.p. Z tego drugiego przepisu wynika zaś, że pracodawca może zaproponować zakładowym organizacjom związkowym ustalenie terminu, do którego będą prowadzone uzgodnienia treści regulaminu pracy. W tej kwestii, zdaniem Sądu Najwyższego, zakładowe organizacje związkowe lub co najmniej organizacje związkowe reprezentatywne w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, powinny, zgodnie z art. 30 ust. 6 ustawy o związkach zawodowych, przedstawić wspólnie uzgodnione stanowisko w terminie 30 dni od dnia przekazania im przez pracodawcę tego dokumentu. Gdy stanowisko to jest wspólnie uzgodnione i w swojej treści jest negatywne (wyraża brak zgody na ustalenie przez strony terminu końcowego procedury uzgodnień, co zgodnie ze stanowiskiem strony powodowej występuje w niniejszej sprawie), to pracodawca nie może skorzystać z możliwości, jaką stwarza art. 104² 
§ 2 k.p. Jeżeli zaś stanowisko to jest pozytywne, a do uzgodnienia treści regulaminu nie dojdzie, to przepis ten ma zastosowanie w tym znaczeniu, że pracodawca, przy braku zgody zakładowych organizacji związkowych, może ustalić regulamin pracy. Z możliwości tej może on także skorzystać w razie nieprzedstawienia w ciągu 30 dni od dnia przekazania im przez pracodawcę tego dokumentu przez zakładowe organizacje związkowe lub co najmniej organizacje związkowe reprezentatywne
w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych., z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, wspólnie uzgodnionego stanowiska w sprawie terminu, do którego mają być – według propozycji pracodawcy – prowadzone uzgodnienia. W takiej sytuacji może on ustalić regulamin pracy bez uzgodnienia go z tymi organizacjami.⁶”

W sytuacji funkcjonowania tylko jednego związku zawodowego przepis ten upoważnia pracodawcę do samodzielnego wprowadzenia regulaminu pracy w dwóch przypadkach. Pierwszy to uzgodnienie treści z organizacją związkową, a więc sytuacja najbardziej pożądana w każdym zakładzie pracy. Drugi, wymagający większej ostrożności interpretacyjnej, to nieuzgodnienie treści regulaminu pracy, ale
w ustalonym przez strony terminie. Należy zaznaczyć, że możliwość wprowadzenia regulaminu pracy bez uzgodnienia treści z działającą na terenie danego zakładu pracy organizacją związkową istnieje tylko wtedy, gdy strony (pracodawca i organizacja związkowa) ustalą termin prowadzenia negocjacji, ale do uzgodnienia treści w tym terminie w końcowej fazie nie dojdzie. Podkreślenia wymaga więc to, że pracodawca powinien dążyć do uzgodnienia terminu prowadzenia negocjacji w celu ustalenia treści regulaminu, gdyż w przeciwnym razie nie będzie mógł skorzystać z uprawnienia, jakie nadał mu ustawodawca w treści art. 104² § 2 k.p., czyli wprowadzenia regulaminu mimo braku zgody na oferowaną przez pracodawcę treść ze strony działającej na jego terenie organizacji związkowej. Takie stanowisko jest aprobowane również przez Sąd Najwyższy⁷. W ocenie Sądu Najwyższego możliwość ustalenia regulaminu pracy samodzielnie przez pracodawcę (bez uzgodnienia jego treści z zakładową organizacją związkową) na podstawie art. 104² § 2 k.p. istnieje (poza przypadkiem, gdy u danego pracodawcy takiej organizacji brak) tylko wtedy, gdy strony ustalą termin, w jakim uzgodniona ma być przez nie treść regulaminu pracy. Przy czym termin prowadzenia negocjacji nie może być ustalony jednostronnie przez pracodawcę, musi on uzgodnić go z zakładową organizacją związkową, w przeciwnym razie nie może skorzystać z możliwości przewidzianej w art. 104² § 2 k.p. i wydać regulaminu bez uzgodnienia wymaganego przez art. 104² § 1 k.p. Innymi słowy, zdaniem Sądu Najwyższego pracodawca nie może samodzielnie ustalić regulaminu pracy, jeżeli nie uzgodni go z zakładową organizacją związkową, jak również nie może tego uczynić wtedy, gdy nie uda się mu z nią ustalić terminu, do którego mają z nią być prowadzone uzgodnienia jego treści.

Które rozwiązanie wybierze pracodawca oraz działające na jego terenie związki zawodowe pozostaje w gestii autonomii zarówno związków zawodowych, jak i pracodawcy. Związki zawodowe niewątpliwie biorąc pod uwagę funkcję jaką pełni regulamin pracy oraz hierarchię w źródłach prawa pracy wybiorą zmiany w regulaminie pracy (uzgodnienia przy zmianie regulaminu). Pracodawcy niewątpliwie będą wybierać rozwiązanie wskazane w art. 67²⁰ § 3 k.p. i możliwość samodzielnego wprowadzenia zasad wykonywania pracy zdalnej.

Na zakończenie należy podkreślić, że wprowadzenie (zgoda) na pracę zdalną nie jest jednak obowiązkiem i pracodawca, który nie widzi takiej potrzeby w swoim zakładzie pracy, względnie sam rodzaj pracy nie pozwala na jej wykonywanie, nie musi wprowadzać modelu pracy zdalnej. A zatem pracodawca nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy zdalnej.

ć modelu pracy zdalnej. A zatem pracodawca nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy zdalnej.

1Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. z 2021 r., poz. 2095).

2 za red. L. Florek, Kodeks pracy – Komentarz

3 Patrz: art. 67²⁰ § 2 k.p.

4 Patrz: art. 67²⁰ § 3 k.p.

5 Por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24.05.2000 r. – I PKN 400/00

6 Patrz: prof. K.W. Baran – Komentarz – Kodeks Pracy, Tom II, Wydanie VI za LEX Omega.

7 Wyrok SN z 21.03.2001 r., I PKN 320/00.

Autor artykułu: Dariusz Kistela

Opracowanie zdjęcia głównego, oraz pozostałych ilustracji: Maciej Ziegler SukcesStudio.pl