Kontrola trzeźwości pracowników – nowe regulacje

Kontrola trzeźwości pracowników – od kilku miesięcy obowiązują nowe regulacje. Warto je poznać dlatego proponujemy ten materiał.

21 lutego br. weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzająca możliwość kontroli trzeźwości pracowników i kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Na podstawie znowelizowanych przepisów Kodeksu pracy wydane zostało rozporządzenie Ministra Zdrowia z 16 lutego 2023 r. w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika, określające szczegółowe zasady przeprowadzania badań na zawartość alkoholu.

Potrzeba i cel regulacji

Nowe przepisy dotyczące kontroli trzeźwości pracowników są odpowiedzią na oczekiwania ze strony pracodawców odpowiedzialnych za stan bezpieczeństwa i higieny pracy (zgodnie z art. 207 § Kodeksu pracy – dalej k.p.), zobowiązanych do zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (na podstawie art. 15 k.p.), a także ochrony dóbr osobistych (życie i zdrowie pracowników, innych osób, ochrona mienia).

Kontrola trzeźwości pracowników – nowe regulacje – poprzedni stan prawny

Do 21 lutego br. badanie pracownika przez pracodawcę pod kątem trzeźwości budziło kontrowersje zarówno w praktyce, jak i doktrynie. Pracodawca mógł przetwarzać informacje  obecności w organizmie pracownika alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu, ale jedynie za zgodą wyrażoną z inicjatywy tego pracownika. Okoliczności i zasady, na jakich można było przeprowadzić badanie trzeźwości pracownika określał art. 17 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2021 r. poz. 1119 i 2469 oraz z 2022 r. poz. 24 i 218). Zgodnie z tymi przepisami stan trzeźwości pracowników można było sprawdzać tylko w sytuacji, gdy łącznie spełnione były dwa warunki:

1. badanie odbywało się na żądanie kierownika zakładu pracy, osoby przez niego upoważnionej lub pracownika, co do którego zachodzi uzasadnione podejrzenie, że spożywał alkohol w czasie pracy lub stawił się do niej w stanie po użyciu alkoholu;

2. badanie stanu trzeźwości pracownika przeprowadzał uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (policja), zaś zabiegu pobrania krwi dokonywała osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje zawodowe.

Brak było regulacji określającej procedurę badania pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu.

Nowe regulacje prawne

Zmianie uległy przepisy ustawy Kodeks pracy, dodano artykuły 22(1c) – 22(1h). Na podstawie zmian wydany został nowy akt wykonawczy Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 16 lutego 2023 r. w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika (obowiązuje od 21.02.2023 r.). Wydano Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (obowiązuje od 21.03.2023 r.). Zmianie uległ także art. 17 ustawy o wychowaniu w trzeźwości.

Kogo dotyczy nowa regulacja?

1. Pracodawców i pracowników – na mocy nowych przepisów pracodawcy uzyskali podstawę prawną do wprowadzenie prewencyjnej kontroli pracowników na obecność w ich organizmach

alkoholu (kontrola trzeźwości) lub środków działających podobnie do alkoholu. Ponadto po stronie pracodawcy sformułowano obowiązek niedopuszczania pracownika do pracy w określonych prawem sytuacjach (związanych z trzeźwością i obecnością w organizmie środka działającego podobnie do alkoholu).

2. Osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy oraz pracodawców organizujących taką pracę – przepisy art. 22^1c-22^1f oraz przepisy wydane na podstawie art. 22^1g stosuje się również odpowiednio do:

– pracodawców organizujących pracę wykonywaną przez osoby fizyczne na innej podstawie niż stosunek pracy oraz osoby fizyczne prowadzące na własny rachunek działalność gospodarczą;

– a także do osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy oraz osób fizycznych prowadzących na własny rachunek działalność gospodarczą, których praca jest organizowana przez tych pracodawców.

3. Przedsiębiorców niebędących pracodawcą (art. 17 u.w.t) – organizujący pracę wykonywaną przez osoby fizyczne na innej podstawie niż stosunek pracy albo osoby fizyczne prowadzące na własny rachunek działalność gospodarczą, może przeprowadzać kontrolę trzeźwości tych osób oraz kontrolę na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu.

W przypadku braku odrębnych przepisów do kontroli trzeźwości oraz kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu u osób pozostających w stosunku służby przepisy, o których mowa w ust. 2, stosuje się odpowiednio.

Podsumowując, nowe przepisy z jednej strony umożliwiły pracodawcom (gdy jest to niezbędne dla ochrony określonych dóbr) wprowadzenie prewencyjnej kontroli pracowników na obecność w ich organizmach alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu (pod warunkiem określenia ogólnych zasad przeprowadzania takich kontroli oraz poinformowania o nich pracowników). Z drugiej strony nowe przepisy stanowią kompleksową regulację, określającą obowiązek niedopuszczenia przez pracodawcę do pracy pracownika, jeżeli kontrola trzeźwości wykaże obecność alkoholu w organizmie pracownika wskazującą na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości albo zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub spożywał alkohol w czasie pracy.

Prewencyjna kontrola trzeźwości/kontrola na obecność środków działających podobnie do alkoholu

Należy pamiętać, że wprowadzenie prewencyjnej kontroli jest uprawnione wyłącznie w przypadku spełnienia przesłanki do jej wprowadzenia:

1. jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia, pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników (art.  22^1c.  § 1. k.p).

2. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia, pracodawca może wprowadzić kontrolę pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu (art. 22^1e § 1 k.p.).

Wprowadzenie prewencyjnej kontroli trzeźwości oraz kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu (albo jednej z nich) nie jest zatem obowiązkowe, stanowi uprawnienie pracodawcy, a nie obowiązek. Ponadto decyzja o wprowadzeniu w/w kontroli lub jednej z nich (pod warunkiem spełnienia ustawowych przesłanek), w przypadku działania związków zawodowych wiąże się z procesem uzgodnień zmian UZP i/lub regulaminu pracy dot. ustalenia wprowadzenia kontroli, grupy lub grup pracowników nią objętych oraz sposób przeprowadzania kontroli, w tym rodzaju urządzenia wykorzystywanego do kontroli, a także czasu i częstotliwości jej przeprowadzania – art. 22(1c) § 10 k.p. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy powyższe przepisy wewnętrzne ustala się w drodze obwieszczenia.

Ustalenie grupy lub grup pracowników objętych kontrolą

Jak czytamy w uzasadnieniu projektu zmian przepisów Kodeksu pracy, wobec niemożliwości określenia w akcie normatywnym katalogu pracowników, którzy spełniają ustawowe przesłanki wprowadzenia kontroli, proponuje się, aby to pracodawca ustalał grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu. To właśnie pracodawca posiada najlepszą wiedzę odnośnie do zagrożeń, jakie niesie za sobą wykonywanie pracy na poszczególnych stanowiskach, w związku z tym jedynie pracodawca będzie miał możliwość ustalenia w odniesieniu do jakich grup pracowników zostaną spełnione przesłanki wprowadzenia kontroli. W związku z powyższym decyzja dotycząca określenia grupy lub grup pracowników pozostaje w gestii pracodawcy.

Sposób przeprowadzenia kontroli

Pracodawca przeprowadza kontrolę trzeźwości lub kontrolę na obecność środków działających podobnie do alkoholu w sposób ustalony w regulacjach wewnątrzzakładowych, które muszą być zgodne zarówno z przepisami Kodeksu pracy w tym zakresie, jak i przepisami rozporządzenia wydanego na podstawie art. 22(1g) k.p. (art. 22 (1c) § 3 k.p.). Rozporządzenie z dnia 16 lutego 2023 r. w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika określa:

1. warunki i metody przeprowadzania przez pracodawcę oraz przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego lub zlecanych przez ten organ badań na obecność w organizmie pracownika:

a) alkoholu, zwanych dalej „badaniami na obecność alkoholu”,

b) środków działających podobnie do alkoholu, zwanych dalej „badaniami na obecność środków”;

2. sposób dokumentowania badań przeprowadzanych lub zlecanych przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego;

3. wykaz środków działających podobnie do alkoholu.

Pracodawca wskazuje w szczególności:

– z jakiego rodzaju urządzenia będzie korzystał (np. czy będzie to alkomat ustnikowy czy bezustnikowy), posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie,

– jaka będzie częstotliwość przeprowadzania kontroli (np. codziennie, 1 raz w tygodniu),

– w jakim czasie będzie przeprowadzał kontrolę (czy będzie jej dokonywał jedynie przed rozpoczęciem przez pracowników wykonywania pracy w danym dniu, czy również w czasie pracy lub po jej zakończeniu).

Zgodnie z art. 22 (1c) § 2 k.p.kontrola trzeźwości nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika oraz nie może przejawiać znamion mających charakter dyskryminacji.

Informacja o wprowadzeniu kontroli

Zgodnie z art. 22^1c § 11 i § 12 k.p. o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania. W przypadku zatrudnienia pracownika objętego kontrolą trzeźwości pracodawca przekazuje temu pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy informacje o wprowadzeniu kontroli, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania (art. 22^1c § 12 i art. 22^1e § 2 k.p.), w postaci papierowej lub elektronicznej.

Potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania powinno być przechowywane w części B akt osobowych – podstawa prawna: § 3 pkt 2 lit. f rozp. MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – zmiana weszła w życie 21.03.2023 r.

Cel kontroli

Kontrola trzeźwości obejmuje badanie, które polega na stwierdzeniu braku obecności alkoholu w organizmie pracownika albo obecności alkoholu wskazującej na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości w rozumieniu art. 46 ust. 2 albo 3 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2023 r. poz. 165). Za równoznaczne ze stwierdzeniem braku obecności alkoholu w organizmie pracownika uznaje się przypadki, w których zawartość alkoholu nie osiąga lub nie prowadzi do osiągnięcia wartości właściwych dla stanu po użyciu alkoholu.

Gdzie:

Stan po użyciu alkoholu

zachodzi, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do:

1) stężenia we krwi od 0,2‰ do 0,5‰ alkoholu albo

2) obecności w wydychanym powietrzu od 0,1 mg do 0,25 mg alkoholu w 1 dm³.

Stan nietrzeźwości

zachodzi, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do:

1) stężenia we krwi powyżej 0,5‰ alkoholu albo

2) obecności w wydychanym powietrzu powyżej 0,25 mg alkoholu w 1 dm³.

Zakres i okres przetwarzania informacji

Podstawowy okres przechowywania – zgodnie z art. 22(1c) § 6 k.p. pracodawca przetwarza informacje o dacie, godzinie i minucie badania oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości wyłącznie w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony dóbr i przechowuje te informacje w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania.

Wydłużony okres przechowywania – zgodnie z art. 22(1c) § 7 k.p. w przypadku zastosowania kary upomnienia, kary nagany lub kary pieniężnej pracodawca przechowuje informacje, o których mowa w § 6, w aktach osobowych pracownika do czasu uznania kary za niebyłą. Natomiast zgodnie z art. 22(1c) § 8 k.p. w przypadku, w którym informacje, o których mowa w § 6, mogą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, a pracodawca jest stroną tego postępowania lub powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, okres, o którym mowa w § 6, ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Po upływie w/w okresów informacje podlegają usunięciu.

Warto zaznaczyć, że od 21.02.2023 r. zmianie uległ także art. 108 § 2 Kodeksu pracy, który brzmi następująco:

„Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu lub spożywanie alkoholu lub zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy – pracodawca może również stosować karę pieniężną.”

Należy zauważyć, że w przypadku wyniku pozytywnego (stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości lub stan po użyciu środka działającego podobnie do alkoholu) pracodawca przetwarza informacje o dacie, godzinie i minucie badania przeprowadzonego w ramach kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu oraz o wyniku tego badania w aktach osobowych pracownika. Natomiast w przypadku badania kontrolnego, którego wynik jest negatywny pracodawca nie przetwarza informacji o wyniku takiego badania. Taka sytuacja nie pociąga dla pracownika żadnych negatywnych skutków, prowadziłaby jedynie do rozbudowania akt osobowych, gdyż kontrola może być prowadzona wielokrotnie w ciągu roku.

Miejsce przechowywania informacji

Zmianie uległy także przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dodano część ,,E” do akt osobowych, gdzie przechowywane są dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, w tym:

a) informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22^1c § 6 k.p.),

b) informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22^1d § 10 k.p.),

c) informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 22^1c § 6 i art. 22^1e § 2 k.p.),

d) informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 22^1d § 10 i art. 22^1f § 2 k.p.).”;

Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Okres niedopuszczania do pracy

W przypadku gdy wynik badania nie wskazuje na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości pracownika, okres niedopuszczenia pracownika do pracy jest okresem usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 22 (1d) § 8 k.p.)

W przypadku stwierdzenia, że pracownik znajduje się w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub w stanie po użyciu środka działającego podobnie do alkoholu, o kwalifikacji ww. nieobecności w pracy decyduje pracodawca (zatem nieobecność może być uznana za: nieobecność nieusprawiedliwioną, nieobecność usprawiedliwioną bez prawa do wynagrodzenia, bądź nieobecność usprawiedliwioną z zachowaniem prawa do wynagrodzenia).

Autor artykułu: dr Konrad Adamczyk

starszy radca Sekcji Prewencji i Promocji

Okręgowy Inspektorat Pracy w Łodzi

Artykuł napisany na podstawie:

„Materiał szkoleniowy – Kontrola trzeźwości pracowników” – Nadinspektor Barbara Krajniak, Kierownik PIP OIP w Łodzi Oddział w Kutnie

Opracowanie zdjęcia głównego, oraz pozostałych ilustracji: Maciej Ziegler SukcesStudio.pl