Kształtowanie organizacji czasu pracy w zakładzie pracy, w tym planowanie i rozliczanie czasu pracy, należy do uprawnień pracodawcy. Nie ulega przy tym wątpliwości, że czas pracy jest zagadnieniem o niebagatelnym znaczeniu dla pracowników.
Nie chodzi jedynie o przestrzeganie przepisów o czasie pracy, ale także o takie ukształtowanie jej organizacji, aby zapewniała pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jej jakości oraz by była zorganizowana w sposób zapewniający zmniejszenie jej uciążliwości, co też zostało zaakcentowane w art. 94 pkt 2 i 2a Kodeksu pracy. Można bowiem spotkać się z przypadkami, gdzie pomimo przestrzegania przez pracodawcę przepisów o czasie pracy, tj. m.in. praca jest planowana zgodnie z przyjętymi systemami czasu pracy, przestrzegane są przepisy w zakresie pracy w godzinach nadliczbowych, odpoczynków dobowych i tygodniowych, a pomimo tego organizacja czasu pracy wywołuje u pracowników, nierzadko także zupełnie zrozumiałe, poczucie dyskomfortu, zmęczenia i niezadowolenia, mające wpływ na wydajność i jakość ich pracy.
Przedłużenie okresu rozliczeniowego
Rolą związku zawodowego działającego u każdego pracodawcy jest współuczestniczenie w tworzeniu szeroko rozumianych korzystnych warunków pracy, co zresztą zostało wprost wskazane w art. 6 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn. Dz. U. z 2019 r., poz. 263). Kwestia czym są korzystne warunki pracy, zawiera w sobie swego rodzaju element oceny, a często różnice w tej ocenie po stronie pracodawcy i pracowników są znaczne. Przedstawiciele organizacji związkowej, reprezentując interesy pracownicze, mając także pewną wiedzę dotyczącą specyfiki funkcjonowania danego zakładu, mogą w ramach swoich uprawnień wpływać na kształtowanie korzystnych warunków pracy, także w zakresie przyjętej organizacji czasu pracy. Z treści części regulacji przyjętych w Kodeksie pracy, a dotyczących czasu pracy, można wywnioskować, że ustawodawca zdając sobie sprawę z tego jak mogą mieć istotny wpływ na faktyczne warunki pracy w niektórych zakładach pracy, dał także uprawnienia nie tylko związkom zawodowym, ale też przedstawicielom pracowników, jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe. Niemniej jednak wydaje się oczywiste, że większą swobodę w przedstawianiu pracodawcy swojego stanowiska w zakresie kształtowania organizacji czasu pracy, nie tylko ze względu na ochronę stosunku pracy, mają przedstawiciele związków zawodowych.
Przykładem regulacji ustawowych z zakresu czasu pracy, w przypadku których rola związku zawodowego została wyraźnie zaakcentowana są przepisy dotyczące wprowadzania u pracodawcy przedłużonych okresów rozliczeniowych. Zgodnie z art. 129 § 2 Kodeksu pracy w każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. Tryb w jakim przedłużony okres rozliczeniowy może zostać wprowadzony został natomiast przewidziany w art. 150 § 3 Kodeksu pracy, który określa, że przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy zgodnie z art. 129 § 2 ustala się:
1) w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo
2) w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.
Porozumienie w sprawie organizacji czasu pracy
Warto zwrócić uwagę, że możliwość przedłużenia okresu rozliczeniowego na podstawie Kodeksu pracy dotyczy każdego systemu czasu pracy. Podobne regulacje, dotyczące jednak tylko systemu równoważnego czasu pracy, znajdują się w ustawie z dnia z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. Dz. U. z 2021 r., poz. 2095). Przepis art. 15zf ust. 1 pkt 2 ww. ustawy przewiduje możliwość zawarcia u pracodawcy spełniającego wymogi dotyczące m.in. spadku obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19, zawarcia porozumienia o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 12 miesięcy. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy. Stosownie do treści art. 15zf ust. 4 ww. ustawy, porozumienie, o którym mowa w art. 15zf ust. 1 pkt 2 zawiera pracodawca oraz:
1) organizacje związkowe reprezentatywne w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo
2) organizacje związkowe reprezentatywne w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych – jeżeli u pracodawcy nie działają reprezentatywne zakładowe organizacje związkowe zrzeszające co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo
3) zakładowa organizacja związkowa – jeżeli u pracodawcy działa jedna organizacja związkowa, albo
4) przedstawiciele pracowników, wyłonieni w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa; w przypadku trudności w przeprowadzeniu wyborów przedstawicieli pracowników z powodu COVID-19, w szczególności wywołanych nieobecnością pracowników, trwającym przestojem lub wykonywaniem przez część pracowników pracy zdalnej, porozumienie to może być zawarte z przedstawicielami pracowników wybranymi przez pracowników uprzednio dla innych celów przewidzianych w przepisach prawa pracy.
Warto także dodać, że co prawda ustawodawca nie określił w przepisach jakie elementy powinny lub mogą zawierać tego typu porozumienia, jednak wydaje się, że byłoby właściwym aby porozumienia te zawierały zapisy dotyczące okresu trwania porozumienia, informacje czy objęci nim są wszyscy pracownicy, czy tylko określone ich grupy, możliwości ewentualnego wprowadzania zmian do porozumienia, itp. Skoro stroną porozumienia może być organizacja związkowa, to wydaje się oczywiste, że w procesie negocjacji z pracodawcą takie kwestie także mogą być podnoszone przez jej przedstawicieli, uwzględniając przy tym interes pracowników, którzy mieliby być objęci przedłużonym okresem rozliczeniowym. Co do zasady wprowadzenie przedłużonego okresu rozliczeniowego, dla pracodawcy który potrafi w sposób optymalny korzystać z tego rozwiązania, jest korzystne i może się wiązać z pewnymi niedogodnościami dla pracowników. Dlatego też negocjując zawarcie porozumienia związki zawodowe (bądź przedstawiciele pracowników), mogą przedstawiać swoje propozycje uprawnień i gwarancji jakie w ich ocenie powinny się znaleźć w porozumieniu, by strona pracownicza (związkowa) zgodziła się na jego zawarcie1.
Ewentualne skutki dla pracowników
Stosowanie długich okresów rozliczeniowych, z nagromadzeniem dużej ilości pracy w niektórych miesiącach, może stać się przyczyną pogorszenia nie tylko komfortu pracy pracowników, ale w części przypadków, mieć także wpływ na ich zdrowie, a w konsekwencji, nie można wykluczyć, że także być przyczyną wypadków przy pracy. Strona związkowa może więc wnosić o ujęcie w porozumieniu zapisów, które miałyby na celu zmniejszenie maksymalnego wykorzystywania możliwości kumulacji dni i godzin pracy (planowanych i będących nadgodzinami), w niektórych tygodniach i miesiącach okresu rozliczeniowego. Przykładem takich zapisów (gwarancji) może być np. zobowiązanie pracodawcy do zapewnienia minimum co 2 tygodnie, 2 dni z rzędu wolnych od pracy bądź ograniczenie maksymalnej liczby godzin pracy w tygodniu np. do 55. Nie zawsze jednak takie fakultatywne zapisy są potrzebne, ponieważ wprowadzenie długich okresów rozliczeniowych nie wyklucza planowania (czy też dodatkowo w uzasadnionych przypadkach bieżącego zlecania) pracy w sposób zrównoważony i niepowodujący zbyt dużych różnic w ilości dni i godzin pracy w poszczególnych miesiącach. Mogą jednak w praktyce występować przypadki planowania przez pracodawców pracy dla pracowników, np. po 6 dni w tygodniu i po 12 godzin dziennie w niektórych miesiącach, równoważąc to większą ilością dni wolnych w innych miesiącach. Jest to zgodne z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa pracy, jednak powodować to może co najmniej przemęczenie pracowników, co częściowo dałoby się ograniczyć gdyby porozumienia zawierały zapisy ograniczające możliwości pracodawców w planowaniu lub polecaniu pracy w zbyt dużym wymiarze. Takie zapisy mogłyby przecież uwzględniać zarówno interes pracodawcy, jak i pracowników. Należy przy tym pamiętać, że stosownie do treści art. 9 § 1 Kodeksu pracy, układy zbiorowe pracy i inne oparte na ustawie porozumienia zbiorowe określające prawa i obowiązki stron stosunku pracy, są źródłami prawa pracy. Nie ulega wątpliwości, że porozumienia dotyczące wprowadzenia przedłużonych okresów rozliczeniowych są oparte na ustawach, natomiast trudno byłoby zgodzić się z tezą, że poszczególne zapisy takich porozumień nie miałyby waloru przepisów prawa pracy (o charakterze wewnątrzzakładowym). Skoro przepisy ustawowe nie wskazują choćby na elementy obligatoryjne takich porozumień, to wydaje się zasadne stwierdzenie, że intencją ustawodawcy było, by to strony porozumienia określiły co w takim porozumieniu zostanie zawarte, np. tak podstawowe kwestie jak długość okresu rozliczeniowego (nie musi to być bowiem okres rozliczeniowy o maksymalnej długości, tj. 12 miesięcy) czy data od kiedy przedłużony okres rozliczeniowy (lub kolejno po sobie następujące okresy rozliczeniowe) rozpoczyna swój bieg. Nie wdając się w dalsze rozważania w tym zakresie, wykraczające poza zasadniczą tematykę niniejszego opracowania, warto jednak dodać, że zapisy dotyczące swego rodzaju limitów godzin czy dni pracy są kwestiami, które pozostają w związku z zagadnieniem objętym porozumieniem, a ustalenie ich przez strony uprawnione ustawowo do zawarcia porozumienia spowodowałoby, że pracodawca byłby zobowiązany do przestrzegania ich nie tylko jako zapisów umownych, ale także przede wszystkim jako zapisów ujętych w źródle prawa pracy. Należy przy tym pamiętać, że zgodnie z art. 9 § 2 Kodeksu pracy postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych.
Korzyści dla obu stron
Podsumowując powyższe, warto wskazać, że wprowadzenie przedłużonych okresów rozliczeniowych stanowi swego rodzaju uelastycznienie w zakresie planowania i rozliczania czasu pracy, więc co do zasady to pracodawcy może zależeć na tym, by dłuższy okres rozliczeniowy obowiązywał w jego zakładzie pracy. Dla związku zawodowego, w przypadku wyjścia przez pracodawcę z inicjatywą zawarcia porozumienia w tym zakresie, jest to natomiast okazja do zaakcentowania swojej roli w zakładzie pracy oraz zwiększa możliwości negocjacyjne dotyczące wprowadzenia zapisów z zakresu czasu pracy, których obowiązywanie u pracodawcy pozytywnie mogłyby wpłynąć na warunki w jakich praca jest wykonywana. Zawarcie porozumienia dotyczącego dłuższego okresu rozliczeniowego może być uzasadnione, np. w świetle przedstawianych związkowi zawodowemu przez pracodawcę okoliczności, dając przy tym okazję do podjęcia dialogu, który może zaowocować z jednej strony wprowadzeniem zmian korzystnych dla pracodawcy i prowadzonego przez niego zakładu (działalności), z drugiej natomiast uwzględniać potrzeby i prawo pracowników do wykonywania pracy w odpowiednich warunkach. Analizując tę kwestię warto bowiem spojrzeć szerzej, tj. nie tylko na kwestie prawne, ale także różnego rodzaju okoliczności, mające wpływ na funkcjonowanie zakładu pracy, w tym bezpośrednio albo pośrednio dotyczące pracowników, ale też wzajemne relacje między związkiem zawodowym a pracodawcą.
Autor: Piotr Smoliński – Przewodniczący Organizacji Zakładowej NSZZ „Solidarność” w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Olsztynie
1 Zapisy te mogą też oczywiście znaleźć się w protokole dodatkowym do układu zbiorowego pracy, jeżeli u pracodawcy obowiązuje taki układ i w trybie zmian do układu strony chciałyby to uregulować. Należy przy tym pamiętać o właściwym trybie wprowadzania zmian i rejestracji protokołów dodatkowych do UZP. Przepisy prawne regulujące funkcjonowanie układów zbiorowych pracy zawarte są w dziale XI Kodeksu pracy oraz w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 4 kwietnia 2001 r. w sprawie trybu postępowania w sprawie rejestracji układów zbiorowych pracy, prowadzenia rejestru układów i akt rejestrowych oraz wzorów klauzul rejestracyjnych i kart rejestrowych (Dz. U. z 2001, nr 34, poz. 408).
Grafika / zdjęcia użyte w artykule: Canva.com
